鮮度の低い情報に基づく意思決定は果たして有効か
各部門長がレポートを持って集まる経営会議。ところが最近、「欲しい情報が集まらない」と嘆く経営者の声がよく聞こえてくるようになった。
例えば、営業部門は売上レポートを持ってくる。ところが、内容に目を通してみると、そこに記載されたデータは先月のものだけ。知りたいのは先週、今週の売上も含むタイムリーな情報なので、そう尋ねると「持ち帰って後日報告します」――。確かに、丁寧に作られたグラフはきれいだが、ビジネススピードが加速する昨今、肝心のデータが古くては意思決定に役立てようがない。
なぜこうしたことが起こっているのか。実は、その要因の1つが、データ分析やレポート作成に使うツールと、その使い方にある。横行する「Excel分析」がネックとなっているのだ。
現在のレポートは、おおむね次のようなプロセスで作成されている。
はじめに、各部門担当者が情報システム部門に必要なデータの抽出を依頼。得られたデータをExcelで集計・分析する。作成したレポートは、上司や関係部門のレビューに回し、コメントを付記してもらってレポートが完成する。忙しい情報システム部門、手間がかかるExcel作業、回覧……これらのプロセスが完了するまでに約3週間。これでは当然、タイムリーなデータを会議の場に持ち寄ることは難しい。
また、Excel分析はほかの問題も生む。例えば、分析作業の属人化がその1つだ。素晴らしいレポートも別の担当者には共有されないため、翌月、別の担当者は再びゼロベースでレポートを作る。当然、同様のデータ抽出業務が繰り返され、情報システム部門も疲弊していく。そもそも、デジタル時代の企業組織において、情報システム部門の重要性はどんどん高まっている。ただでさえ有限のリソースを奪うことは、ビジネスの遅滞を招く要因にもなりかねないだろう。
つまり、経営者が今考えるべきは、データ分析業務における“脱・Excel”だ。代わりに、誰でも簡単にデータ活用やレポート作成が行えるツールを導入し、「タイムリーな現状の可視化」が図りやすい環境を現場に提供することである。
果たして、その最適な方法とはどのようなものだろうか。